Bogotá D., 1 de abril de 2020.
La UG FFIE se permite informar a las entidades, contratistas, funcionarios y demás interesados que,
durante el período del aislamiento preventivo obligatorio, se deberán seguir las siguientes
indicaciones para la radicación virtual de facturas, cuentas de cobro, legalización de comisiones de
viaje, órdenes de giro y pago de honorarios:
La radicación se realizará únicamente de forma virtual, a través del correo electrónico:
gestiondocumental@ffie.com.co, conforme al procedimiento que se detalla a continuación:
1. El horario de atención será de lunes a viernes de 7:00 am a 4:30 pm. Los correos que lleguen
después de esa hora se radicarán con fecha del día hábil siguiente.
2. El área de correspondencia de la UG FFIE radicará la solicitud recibida en el Sistema de
Atención al Ciudadano SAC e inmediatamente enviará un mensaje de correo electrónico a las
entidades o ciudadanos, indicando la fecha y el número de radicado asignado a la comunicación
recibida.
3. La cuenta de cobro para pagos administrativos debe presentarse firmada y escaneada en un
único archivo en formato PDF incluyendo todos los anexos requeridos, que no deben superar
los 20 MB de tamaño, indicando en el asunto del correo: “facturación para radicar¨
4. Las facturas correspondientes a contratos de obra e interventoría deben venir debidamente
firmadas y escaneadas en un único archivo en formato PDF, incluyendo anexos, que no deben
superar los 20 MB de tamaño e indicando en el asunto del correo: “facturación para radicar”.
5. Para el caso de los pagos de obra que requieren certificación de cumplimiento firmada por el
interventor y con el fin de realizar el proceso de firma digital con la firma certificadora desde
Alianza Fiduciaria, los contratistas de interventoría de obra además de todos los soportes
escaneados y firmados, deben anexar una copia del certificado de cumplimiento de requisitos
sin firma en un archivo independiente en formato PDF, que será remitido por la UG FFIE a la
Fiduciaria Alianza, con el fin de adelantar el proceso de firma digital, antes de tramitar el pago.
6. Todo pago deberá cumplir con los requisitos de pagos a terceros establecidos por la UG FFIE,
con la única diferencia de que los documentos no se tramitarán en medio físico.
7. Finalmente, para efectos tributarios y de custodia, los contratistas deberán allegar los
documentos originales en físico al Consorcio FFIE Alianza BBVA ubicado en la carrera 69C #
98A-86, Bogotá, una vez termine el período de aislamiento preventivo obligatorio.
Durante este período, la Unidad de Gestión del PA FFIE no recibirá correspondencia en medio físico.